Comment améliorer son plan de communication interne avec des formulaires digitaux ?

le temps consacré aux mauvaises communications

Avoir une bonne communication interne, c’est pour éviter des trucs de ce style :

Théo, le manager : “Salut Magali, qu’est-ce que tu penses des points équipes tous les lundis en visio avec un ordre du jour de 5 minutes par personne ? Franchement je trouve ça chouette pour l’équipe ! Ça va permettre de tenir informée l’équipe des sujets des uns et des autres ?”  😃

Magali, une collaboratrice : “Euh oui, aucun problème, ça me va”. 

Voyons maintenant ce qui se passe réellement dans la tête de Magali.

“Moisi son truc ! Bonjour la contrainte tous les lundis ! on n’a pas toujours quelque chose à dire ! Mais bon, on va faire avec. De toute façon, on ne s’intéresse pas trop à notre avis dans cette boîte !”

Outch, la vérité fait mal ! Dommage qu’elle la garde pour elle. 

Car Magali va maintenant devoir se coltiner au quotidien ces points équipes qui ne lui vont pas. Il y a fort à parier qu’elle ne se sentira pas autant investie à l’avenir. 🤷

Cet exemple vous semble peut-être dérisoire, mais des problèmes de ce type peuvent déboucher sur une forme de lassitude, un désengagement progressif et une diminution du bien-être au travail. Mis bout à bout, ces phénomènes pèseront sur l’efficacité des collaborateurs. 

Voyons donc ensemble comment les formulaires digitaux peuvent améliorer votre plan de communication interne et vous épargner bien des problèmes au quotidien.

Qu’est-ce qu’un bon plan de communication interne ?

Intégrer de bonnes habitudes de communication interne n’est pas une tâche aisée. C’est pour cette raison que beaucoup de managers se cassent les dents sur ce challenge permanent !

Mais, globalement, retenons qu’un bon plan de communication interne intègre au moins ces 5 critères de base (non exhaustifs) :

Clarté et concision

Loi numéro 1 des écoles de management : quand le manager s’adresse à son équipe, il ne part jamais dans de grands discours abscons. 

Il est pédagogique et synthétique. 

Armé de ces qualités, le manager permet à tous les membres de l’équipe de se sentir inclus et respectés. Il évitera les confusions et les mauvaises interprétations à l’origine de conflits inutiles !

Régularité et discipline

Il est préférable de s’exprimer régulièrement, à intervalles connus d’avance, plutôt que de s’exprimer une seule fois “en gros pâté”. Les discours sans fin accentuent les risques d’incompréhension et de déconnexion de l’auditoire.

Storytelling et décontraction

Dans la communication, la narration et les petites histoires favorisent la transmission des infos. La décontraction qui en résulte accroît d’ailleurs le sentiment d’appartenance au groupe. Ne négligez pas la puissante fonction socialisante de la narration !

Disponibilité, horizontalisation et écoute active

La disponibilité du manager à la sollicitation d’un collaborateur, l’horizontalisation managériale et l’écoute active sont des savoir-être capitaux. Ils permettent d’encourager le feedback et le bien-être des collaborateurs, et mécaniquement d’améliorer les résultats de l’équipe. 

Outils technologiques

Intégrer des outils socio-technologiques à sa routine de communication permet de gagner du temps et d’automatiser des tâches parfois fastidieuses pour le manager. Avec cette automatisation, le manager aura des visions plus larges sur ce qu’il fait et l’impact de son travail. L’utilisation d’outils technologiques est donc un fondamental du manager en 2022. 

Nous vous montrons ci-dessous une infographie qui révèle le coût moyen des soucis de communication constaté par travailleur aux Etats-Unis. C’est une manière de prendre conscience des difficultés que cela peut représenter pour une boîte !

le temps consacré aux mauvaises communications

Que sont les formulaires digitaux ?

Un formulaire digital est un document numérique, créé par quelqu’un qui cherche à recueillir des réponses à des questions précises. L’intérêt de la digitalisation du formulaire est d’en faciliter le partage et le stockage. 

Bien pensé, un formulaire digital peut être assorti de fonctionnalités particulières et apporter de la valeur ajoutée à vos idées de communication.

Le recours aux formulaires digitaux s’accompagne de nombreux avantages :

  • Évite la perte d’informations.
  • Limite l’utilisation du papier et améliore votre éco-responsabilité.
  • Optimise la “logistique” (récupération et analyse de données instantanées).
  • Évite les doublons.
  • Limite les réunions et granularise efficacement la communication.
  • Lutte contre la solitude du télétravailleur.
Cette infographie montre la difficulté qu’éprouvent les managers à créer une participation satisfaisante en situation de télétravail.

Comment une routine de formulaires digitaux peut améliorer votre communication interne ?

Reprenons l’exemple du début de l’article. Pour optimiser son plan de communication interne, Théo aurait pu envoyer un formulaire digital fait en vitesse à tous ses collaborateurs avant de prendre la décision (unilatérale et quasi tyrannique 🙄) de changer la couleur des néons de la salle de repos. 

Tout le monde aurait été satisfait. Théo avait l’occasion de se montrer plus proche de ses collaborateurs sans gaspiller de temps (ils auraient pu lui répondre en vitesse via leur smartphone). Le quiz “néon” eût été une aubaine pour concilier tous les atouts : fluidité, rapidité, satisfaction et cohésion !

Bien des réunions inutiles peuvent être remplacées par l’utilisation naturelle d’un formulaire digital (fait parfois en 5 minutes). Nous ne pouvons que vous recommander de sauter le pas et d’en utiliser régulièrement ! Ce n’est qu’une question d’habitude et les résultats sont vraiment au rendez-vous 😁.

Avec un formulaire, vous pouvez faire des études, réaliser des sondages, mais aussi et surtout communiquer au quotidien, efficacement, de sorte à valider les 5 critères présentés au début de l’article. 

Bref, un outil de création de formulaires digitaux intuitif et bien organisé constitue un atout intelligent pour votre communication interne. Vous apprendrez à connaître vos collègues en…

  1. Gagnant un temps précieux.
  2. Créant une osmose avec votre équipe sur le long terme.
  3. Intégrant des pratiques de management modernes et efficaces, comme l’écoute active ou l’horizontalisation.

Quelques chiffres concrets pour vous convaincre

De nombreuses études montrent ceci : mieux les équipes communiquent, plus il y a de chance qu’elles aient intégré des outils technologiques de communication à leur routine. 

Les entreprises américaines qui se démarquent par une communication interne qualitative ont globalement 2 fois plus de chance d’utiliser la technologie pour leur com, et 7 fois plus de chance d’utiliser des outils de communication de pointe.

C’est considérable. 

L’utilisation d’outils socio-technologiques peut générer un gain de productivité de 20 à 25% dans les équipes !

Comment intégrer vos formulaires digitaux à votre plan de communication interne ?

Intégrer des formulaires digitaux à votre plan de communication interne peut sembler complexe pour le néophyte, mais à vrai dire, c’est plus simple qu’on peut le penser.

Avec QuizzYourSelf, vous pouvez avancer progressivement et nous vous recommandons de fonctionner comme suit :

  1. Juste après votre inscription, prévoyez une “semaine test” pour voir comment prend la mayonnaise en planifiant 3 ou 4 formulaires un peu “classiques” pour vos collègues. Voici quelques conseils pour vous lancer ! 
  2. Une fois que vous aurez assimilé le processus classique, approfondissez les fonctionnalités de votre formulaire digital et testez des choses plus ludiques, interactives et dynamiques (concours…).
  3. Contactez notre service client pour trouver des solutions sur-mesure afin d’intégrer les formulaires à vos propres pratiques de communication interne. La symbiose de notre approche “formulaires” et de votre système relationnel ne peut qu’attiser vos performances.

Vous souhaitez construire sans tarder un plan de bataille fidèle à votre éthique ? Sachez que l’équipe QuizzYourSelf est sur le pont pour répondre à toute question et vous apporter le suivi individualisé qu’il vous faut !

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