Comment tirer le meilleur parti d’un système de feedback pour sa communication interne ?

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conditions pour un feedback constructif

Vous avez troqué vos belles bottines en cuir pour les douillets chaussons-lapin que vous avez reçus à Noël. Après tout, il faut bien s’adapter pour survivre dans ce nouveau milieu hostile des temps modernes : le télétravail. Pour certains, c’est le paradis, mais pour d’autres, ce n’est pas loin de Jurassic Park…

Dans ce nouvel environnement, vous avez pris soin de vous équiper et un outil complète désormais votre panoplie : un système de feedback digital, imparable pour choyer votre communication interne et ne laisser personne sur le carreau ! 😎

Mais si ce système est indispensable pour gérer ses équipes en période de télétravail, son intérêt va bien au-delà : ses performances sont aussi utiles en présentiel qu’en distanciel. Centralisation des infos, gain de temps, meilleure communication et considération pour tous sont des quêtes inconditionnelles pour tout manager. Ce sont les clés d’une vie professionnelle plus agréable, plus fluide et plus efficace !

Qu’est-ce qu’un système de feedback interne ?

Dans la langue de Shakespeare, “feedback” signifie “retour d’information” ou encore “réaction”.

Comme son nom l’indique, un système de feedback est un ensemble de pratiques organisées de communication et d’information visant à recueillir les avis et conseils du public concerné. Un système de feedback peut revêtir plusieurs formes : formulaires classiques selon un jeu de questions/réponses, notes de 1 à 10… 

Quelle est sa vocation ? Tout simplement : faire mieux circuler l’information entre les parties prenantes de votre activité !

Cela peut concerner le recueil d’avis clients, et c’est spontanément ce à quoi on pense quand on évoque le fameux “feedback”. Mais cela peut aussi concerner le milieu des RH. Dans ce cas de figure, l’objet est d’optimiser le passage des informations entre les collaborateurs et de donner de précieuses indications pour améliorer le management, la QVT et la formation interne (veille informationnelle etc.). 

Dans ce cas-ci, ce sont donc plutôt les managers qui sont aux commandes des opérations !

Pourquoi un système de feedback digital est essentiel aujourd’hui ?

Avec le développement du télétravail, vous avez sans doute des difficultés à avoir des contacts moins formels et plus humains avec vos collègues. 

Les managers doivent donc se prémunir de l’isolement des équipes en mettant en place une série de bonnes habitudes et en créant un écosystème pour conserver le lien de manière efficace. Avec un système de feedback interne, vous pourrez faire ce travail. 

Le but est de centraliser l’info pour avoir une vision globale de l’état de vos troupes en créant une routine d’évaluation parfaitement efficace et inclusive (puisque tout le monde donne sa voix !). Vous disposerez aussi de données faciles à analyser pour gagner un temps précieux.

Bien sûr, cet engagement ne sera pas le remède à tous vos maux : vous devrez aussi mettre en place un écosystème d’outils et de bonnes pratiques. Mais il vous aidera à alimenter le sens de la coopération de vos collaborateurs, le jeu d’équipe (et sa performance)…

Enfin, sachez que lorsque vous demandez un feedback, vous communiquez, mais que si vous n’en demandez pas et ne communiquez pas, vous communiquez également. 

En qualité de manager, vous communiquez sans cesse, sans forcément le réaliser. L’expérience vous l’a probablement démontré : vos silences sont aussi signifiants que vos paroles ! Et dans certains cas, vos silences peuvent être très mal interprétés : absence, mépris, laxisme… Ces interprétations peuvent conduire à une perte de sens auprès des collaborateurs.

Finissons donc sur un petit focus sur le cycle de vie d’un collaborateur au sein d’une structure :

7 étapes de la vie d'un salarié
7 étapes de la vie d’un salarié

Pour accompagner un collaborateur dans toutes ces étapes, vous vous devez d’entretenir le lien, de vous enquérir de sa situation et de veiller à la qualité globale de votre système de management. L’idée est de prolonger au maximum ses périodes de rétention et de développement, pour un bien-être durable qui rime avec performances

Un collaborateur qui s’épanouit, apprend de nouvelles choses et garde le contact est un collaborateur qui reste, qui est plus productif et plus heureux. 
Il serait particulièrement regrettable de faire décoller votre taux de turnover juste pour avoir oublié de mettre en place quelques nouvelles routines pour votre management dans un monde où le télétravail explose !

Comment utiliser au mieux votre système de feedback pour ne pas assommer vos collaborateurs ?

Rappelons certaines bases théoriques pour des pratiques de feedback correctes.

conditions pour un feedback constructif
conditions pour un feedback constructif

Ce petit schéma résume assez bien les bonnes pratiques associées à un recueil de feedback qui réussit. Vous devez mettre en place les conditions du partage et du parler vrai pour pouvoir obtenir les données les plus probantes et les plus utiles. Pour ce faire, nous avons listé pour vous plusieurs conseils.

Votre démarche n’est pas de juger, mais d’obtenir des données

Un truc que beaucoup de managers oublient : répondre à un questionnaire peut facilement devenir barbant si les questions sont…

  1. Prévisibles
  2. Lourdes
  3. Constamment trop sérieuses

Tout le monde a déjà dû répondre à des questionnaires, et franchement, il est rare que ces expériences aient toutes été très agréables 😆.

Soyez donc fun, et tentez des approches originales !

Par exemple avec des private jokes que seul le public visé est susceptible de comprendre, ou des questions plus légères qui arrivent de façon inattendue pour dynamiser le questionnaire et faire des transitions en douceur ! 

Chez QuizzYourSelf, nous mettons en avant certaines fonctionnalités (mots à trouver et classement) qui permettent de rendre l’opération plus amusante et intéressante. Utilisez-les sans modération 😁.
Soyez donc créatifs et ne vous limitez pas aux questions bateau dont tout le monde connaît déjà la réponse !

Soyez clairs et éviter l’abracadabrantesque (être neutre)

Évitez les tournures de phrases bizarres et les questions qui perdent de vue l’objectif initial. Vous n’avez pas à vous transformer en Zola. 

L’objectif est d’avoir des tournures neutres et claires. Ne passez pas non plus du coq à l’âne. Gardez en tête que la fluidité est le vecteur essentiel d’un questionnaire réussi. 

Évitez soigneusement les phrases/expressions clivantes. Pas d’analyse cachée du style : “Qu’est-ce qui vous fait penser que le télétravail est nocif ?”. On grossit le trait, mais vous comprenez l’idée !

3 petites erreurs à éviter…

  • Le mieux est l’ennemi du bien : ne cherchez pas à en faire trop. Évitez les quiz interminables pour ne pas perdre votre public !
  • Ne tombez pas dans l’infobésité et ne surinterprétez pas vos données à tout va. 

Ne prenez pas les remarques à titre personnel. La découverte d’un souci là où vous ne l’aviez pas vu initialement montre que ce que vous faites est très utile 🙂.

Un système de feedback pour une communication interne réussie ? QuizzYourSelf peut devenir votre partenaire.

Avec la percée et les incidences du télétravail, un système de feedback digital peut s’avérer très efficace pour perfectionner la communication interne. 
En plus de vous proposer une solution adaptée, l’équipe de QuizzYourSelf peut vous accompagner dans l’intégration de vos nouvelles habitudes de management pour une communication interne réussie !

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